Gérer l’élaboration du plan de travail de l’évaluation, y compris la logistique

Le plan de travail peut s’appuyer sur des documents existants, il n’est donc pas nécessaire de partir de zéro ou de dédoubler les efforts. Pour les évaluations d’envergure comportant plusieurs intervenants, il peut être utile de préciser les rôles et les responsabilités des différents acteurs et de rendre le plan de travail plus officiel.

Que doit comprendre le plan de travail de l’évaluation?

Le plan de travail de l’évaluation est un document écrit qui précise la conception de l’évaluation et décrit les pratiques et les procédures à utiliser pour réaliser l’évaluation, y compris :

  • le cadre d’évaluation – les objectifs, la théorie du changement ou le modèle logique du projet ou du programme, les questions d’évaluation, le contexte de l’évaluation (comme les aspects liés à l’organisation, au personnel, aux participants, etc., qui peuvent avoir une incidence sur l’évaluation) et les délais;
  • la conception, les méthodes et les processus de l’évaluation – les types de renseignements requis, les méthodes de collecte et d’analyse des données, la conformité aux normes éthiques (y compris le consentement éclairé, la confidentialité, etc.), les processus d’assurance de la qualité (comme la formation des collecteurs de données, le nettoyage des données, etc.), la conformité aux exigences en matière de rapports, la diffusion des constatations de l’évaluation et l’appui de leur utilisation (dans le cas des évaluateurs externes, les dernières tâches peuvent être incluses ou non dans leurs responsabilités);
  • qui s’acquittera de quelles tâches et à quel moment au cours de la mise en oeuvre de l’évaluation; imprévus – la façon dont les difficultés concernant la mise en oeuvre de l’évaluation seront ciblées et gérées.

Les estimations du temps nécessaire pour l’évaluation préalable ainsi que pour les activités d’évaluation doivent être réalistes, mais elles doivent permettre une certaine souplesse (ou du moins une certaine ouverture à la renégociation) afin d’être en mesure de gérer les difficultés imprévues au cours de la mise en oeuvre de l’évaluation.

De quelle manière le plan de travail de l’évaluation doit-il être élaboré?

Si l’évaluation est réalisée par des évaluateurs internes, il leur incombe d’élaborer le plan, avec ou sans l’aide d’un expert-conseil externe, en collaboration avec le gestionnaire de programme ou d’autres employés du programme.

Si l’évaluation est réalisée par des évaluateurs externes, l’élaboration du plan de l’évaluation constitue habituellement le premier produit livrable de leur contrat.

Le plan de l’évaluation doit être élaboré bien avant le début de l’évaluation (au moins 2 à 3 mois) afin de permettre : l’examen par les intervenants pertinents, l’apport des changements nécessaires, l’obtention de l’approbation éthique, s’il y a lieu (comme par un comité d’éthique indépendant) ainsi que les essais pilotes des instruments de collecte de données, au besoin.

L’examen du plan de l’évaluation peut consister à déterminer si celui-ci :

  • est conforme aux ressources d’évaluation disponibles et aux objectifs d’évaluation convenus;
  • met l’accent sur les types de renseignements les plus importants à connaître (c.-à-d. ceux que l’on doit connaître par rapport à ceux qu’il est bon de savoir);
  • n’impose pas un fardeau indu aux employés ou aux participants du projet ou du programme;
  • est éthique et culturellement approprié.

Les examinateurs peuvent être : des employés du projet ou du programme, des experts en évaluation internes ou externes, des membres du comité consultatif, des administrateurs de l’organisation, des participants au projet ou au programme et des membres concernés de la collectivité.

En quoi consiste la planification logistique de l’évaluation?

Si la logistique est mal planifiée ou sous-financée, même la meilleure équipe d’évaluation ne réussira pas. Par conséquent, un plan logistique d’évaluation doit être détaillé et bien coordonné afin d’appuyer les différentes activités d’évaluation.

La planification logistique essentielle peut comprendre : la négociation des dates des visites sur les lieux, des objectifs et des besoins sur le terrain (comme la disponibilité du personnel, l’accès aux documents et aux données, etc.); l’avis nécessaire aux fonctionnaires ou aux dirigeants communautaires afin de garantir l’accès ainsi que la coopération et la collaboration; les besoins en matière de transport, d’hébergement, de nourriture, de locaux à bureaux et d’autres installations; les besoins en matière de traducteurs ou d’autres services précis (comme la sécurité).

L’organisation qui commande l’évaluation peut prendre en charge entièrement ou partiellement la logistique pour l’évaluation, peu importe si l’on fait appel à des évaluateurs internes ou externes. Dans les deux cas, il faut choisir un logisticien désigné pour l’évaluation qui veillera à ce que tout se déroule bien et réglera les problèmes au besoin.

Produits

  • Plan de travail de l’évaluation
  • Plan logistique de l’évaluation
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