Déterminer les personnes qui participeront à la prise de décisions ainsi que leurs rôles

Il est important de déterminer clairement les personnes qui participeront à la prise de décisions dans le cadre d’une évaluation et de définir leurs rôles.

Qui pourrait participer à la prise de décisions ?

Envisager la participation des personnes suivantes :

  • le gestionnaire de l’intervention
  • un comité directeur de l’évaluation
  • un groupe consultatif technique ou des conseillers techniques
  • un comité de consultation de la collectivité ou des intervenants clés de la collectivité

Quel sera leur rôle dans le cadre de la prise de décisions ?

Le rôle de chaque personne ou de chaque groupe dans le cadre de la prise de décisions peut être défini ainsi :

  • Consultation – Personnes dont l’avis est sollicité; elles participent au dialogue.
  • Recommandation – Personnes chargées de proposer une solution acceptable en vue d’une décision.
  • Approbation – Personnes autorisées à approuver la solution.
  • Information – Personnes informées de la décision une fois celle-ci prise (communication unilatérale).

Comment les décisions seront-elles prises ?

Les décisions seront prises de différentes manières, et un ou plusieurs des processus suivants pourront être appliqués :

  • Prise de décisions à la majorité – Les décisions reçoivent le soutien de la majorité des décideurs. En cas de litige, il est important de déterminer clairement qui peut voter et de préciser également si le vote par procuration est autorisé.
  • Prise de décisions par consensus – Processus visant à parvenir à des décisions que tout le monde accepte. En pratique, cela signifie que chaque décideur a un droit de veto.
  • Prise de décisions hiérarchique – Les décisions sont prises par les personnes qui occupent les postes de responsabilité.

Produit

  • Matrice de prise de décisions

Il peut être utile de regrouper les décideurs et les types de décisions dans une matrice qui pourra être consultée lors de l’élaboration et de la mise en œuvre des processus d’évaluation. Il convient également de veiller à inclure dans cette matrice les structures et les processus décisionnels pertinents déjà en place.

Exemple :

  Comité consultatif technique Groupe directeur de l’évaluation Gestionnaire de programme Direction
Axe d’évaluation  Consultation Recommandation Approbation Information
Critères de sélection pour l’évaluateur ou l’équipe d’évaluation Consultation Recommandation Approbation Information
Sélection de l’évaluateur ou de l’équipe d’évaluation Consultation Approbation (Membre du groupe directeur) Information
Conception de l’évaluation Consultation Approbation (Membre du groupe directeur) Information
Rapport d’évaluation Consultation Approbation (Membre du groupe directeur) Information
Publication du rapport et des données Consultation Consultation Recommandation Approbation

Exemple 

Un groupe directeur de l’évaluation a dirigé l’évaluation en continu d’une grande initiative regroupant plusieurs bailleurs de fonds :

L’Initiative Think tank (ITT) est une initiative d’envergure financée conjointement par la Fondation William et Flora Hewlett, la Fondation Bill et Melinda Gates, le Centre de recherches pour le développement international (CRDI), le Department for International Development (DFID) du Royaume-Uni et l’Agence norvégienne de coopération pour le développement (Norad).

Les activités de l’ITT sont mises en œuvre par le CRDI, tandis que les décisions stratégiques sont prises par un comité de direction composé d’un membre de la direction de chaque organisme bailleur de fonds et du gestionnaire de programme de l’ITT.

La Phase II de l’ITT sera évaluée de façon indépendante durant les cinq années prévues. Cette évaluation devrait fournir des observations opportunes et exploitables qui faciliteront la gestion adaptative ainsi que des connaissances rigoureusement documentées et validées au sujet du programme. Elle servira aussi bien à des fins de reddition de comptes que d’apprentissage.

L’évaluation est commandée et gérée par le CRDI, et les examinateurs auront accès à un point de contact unique au CRDI, avec lequel ils pourront communiquer pour toute question ayant trait à l’évaluation. Le CRDI gère l’évaluation en collaboration avec un groupe directeur composé de délégués de chacun des cinq organismes subventionnaires de l’ITT. Les représentants du groupe directeur coordonneront les données d’évaluation obtenues auprès de leur organisme respectif.

Le groupe directeur de l’évaluation assume les responsabilités suivantes :

  • examiner et approuver les plans de travail;
  • participer aux réunions annuelles de planification de l’évaluation;
  • commenter les produits livrables de l’évaluation et les approuver;
  • tenir le Comité de direction de l’ITT au courant des développements et progrès observés dans le cadre de l’évaluation.

Le Comité de direction de l’ITT est chargé d’approuver tous les rapports intérimaires et finaux.

Renseignements et ressources supplémentaires

Structures décisionnelles :

Processus décisionnels :

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