L’évaluateur doit bien comprendre ce qui doit être évalué. Il doit obtenir autant de renseignements généraux que possible sur le projet ou le programme, les responsables de sa mise en oeuvre, les bénéficiaires prévus et son contexte précis.
L’une des responsabilités du gestionnaire de l’évaluation est de veiller à ce que l’évaluateur ait accès à tous les documents pertinents sur le projet ou le programme et aux sources de données disponibles (p. ex. les indicateurs de suivi du projet). Si les documents et les sources de données sont bien organisés, l’évaluateur peut commencer son travail plus rapidement plutôt que de consacrer du temps au repérage et à la compilation des ressources matérielles. Si ces ressources matérielles ne sont pas facilement accessibles, le gestionnaire de l’évaluation peut collaborer avec le gestionnaire du projet ou du programme pour simplifier le processus de documentation et mobiliser le personnel compétent pour rassembler les documents.
Le mandat ou la demande de propositions indique habituellement les exigences en matière de rapports (voir l’étape 3) pour l’évaluation, mais il est utile de les aborder plus en détail au cours de l’orientation de l’évaluateur afin de s’assurer qu’elles sont bien comprises.
Produits
Documentation sur le projet ou le programme : dossier préparatoire sur la documentation essentielle, bibliographie ou centre de documentation, y compris les copies papier et électronique
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+ - 1. Déterminer de quelle façon les décisions concernant l’évaluation seront prises
- Déterminer les personnes qui participeront à la prise de décisions ainsi que leurs rôles
- Préciser les responsabilités du gestionnaire de l’évaluation et des évaluateurs
- Aborder les questions particulières liées à la gestion de l’évaluation qui concernent les projets conjoints, y compris les partenariats avec des bailleurs de fonds
+ - 2. Définir la portée de l’évaluation
- Clarifier ce qui sera évalué
- Section sur la théorie du changement
- Déterminer qui sont les principaux utilisateurs prévus de l’évaluation et dans quel but ils l’utiliseront
- Élaborer les principales questions d’évaluation convenues
- Décider du moment de l’évaluation
- Décider si l’évaluation sera réalisée par une équipe externe, une équipe interne ou les deux
- Déterminer les qualités de l’évaluateur
- Cibler les ressources disponibles pour l’évaluation et ce qui sera nécessaire
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