Étapes du processus d’évaluation
Ce document est un guide interactif pour les personnes qui gèrent une évaluation.
Le guide peut être utilisé pour gérer une évaluation qui est effectuée par un évaluateur ou une équipe d’évaluation externe, une équipe interne ou les deux. Il peut être utilisé pour différents types d’évaluations et pour les évaluations de divers types d’interventions, y compris des projets, des programmes, des politiques et des séries de projets. Il peut également servir à l’évaluation des activités de recherche.
Le guide vise à appuyer la prise de décisions tout au long du processus d’une évaluation, de la planification de son but et de sa portée à sa conception, à sa réalisation, à la présentation des constatations et au soutien de l’utilisation de ses constatations. Dans de nombreuses organisations, ce processus s’appuiera sur l’expertise de plusieurs personnes. Il se peut qu’une aide supplémentaire soit nécessaire pour une ou plusieurs étapes du processus.
Les renseignements sont répartis en neuf étapes. Dans certains cas, l’ordre dans lequel les étapes sont abordées au cours du processus d’évaluation peut être légèrement différent, ou les premières étapes peuvent devoir être revues en réponse à des circonstances et à des besoins changeants.
Navigation
Vous pouvez parcourir les renseignements des étapes à l’aide du « menu des étapes » sur le côté droit de chaque page. Vous n’avez qu’à cliquer sur les liens pour accéder à des renseignements supplémentaires contenus dans des pages précises, ou vous pouvez retourner à la page précédente à l’aide du « fil d’Ariane » dans le haut de chaque page.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de chacune des étapes avec des liens vers les sous-étapes, le cas échéant.
Étape 1 Déterminer de quelle façon les décisions concernant l’évaluation seront prises
Déterminer de quelle façon les décisions concernant l’évaluation seront prises : l’objectif de l’évaluation, le choix de l’évaluateur ou de l’équipe d’évaluation, l’approbation de la conception de l’évaluation, l’approbation des rapports d’évaluation et les personnes qui peuvent accéder aux rapports finaux et aux données.
- Déterminer les personnes qui participeront à la prise de décisions ainsi que leurs rôles
- Préciser les responsabilités du gestionnaire de l’évaluation et des évaluateurs
- Aborder les questions particulières liées à la gestion de l’évaluation qui concernent les projets conjoints, y compris les partenariats avec des bailleurs de fonds
Étape 2 Définir la portée de l’évaluation
Prendre le temps d’examiner attentivement l’objectif de l’évaluation avant d’envisager les conceptions possibles. Veiller à ce que toutes les personnes qui doivent être consultées au cours de ce processus participent de façon appropriée.
- Clarifier ce qui sera évalué
- Section sur la théorie du changement
- Déterminer qui sont les principaux utilisateurs prévus de l’évaluation et dans quel but ils l’utiliseront
- Élaborer les principales questions d’évaluation convenues
- Décider du moment de l’évaluation
- Décider si l’évaluation sera réalisée par une équipe externe, une équipe interne ou les deux
- Déterminer les qualités de l’évaluateur
- Cibler les ressources disponibles pour l’évaluation et ce qui sera nécessaire
Étape 3 Élaborer le mandat
Élaborer le document officiel qui décrit les exigences relatives à l’évaluation.
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Vous pouvez utiliser un modèle dans un logiciel de traitement de texte pour rédiger le mandat pour votre évaluation ou vous pouvez utiliser le logiciel GeneraTOR ci-dessous qui vous guidera dans la rédaction des différentes sections d’un mandat ou d’une demande de propositions. Le logiciel vous permettra de produire un document Word comportant les renseignements que vous avez sauvegardés, lequel pourra ensuite être peaufiné ou examiné par d’autres personnes.
Voici un aperçu du logiciel :
Pour accéder au logiciel GeneraTOR, connectez-vous à votre compte BetterEvaluation et cliquez sur l’onglet « GeneraTOR » sur votre page de profil.
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Étape 4 Engager l’équipe d’évaluation
Les évaluations peuvent être réalisées par le personnel interne (à l’interne) ou par un tiers (à l’externe) ou par les deux. La publication du mandat ou de la demande de propositions constitue la première étape pour engager des évaluateurs externes, mais d’autres questions importantes doivent être abordées afin de veiller à ce que le processus de sélection soit efficace et transparent ainsi que pour guider les évaluateurs choisis.
Étape 5 Gérer la conception des évaluations
La conception d’une évaluation décrit la manière dont les données seront recueillies et analysées pour répondre aux questions principales d’évaluation.
Étape 6 Gérer l’élaboration du plan de travail de l’évaluation, y compris la logistique
Superviser l’élaboration d’un plan de travail qui indique les activités précises pour mettre en oeuvre l’évaluation, ou participer à la conception de ce plan. Cette étape doit comporter la détermination des exigences en matière de rapports et un plan de diffusion.
Étape 7 Gérer la mise en oeuvre de l’évaluation
Superviser des activités d’évaluation précises, ou y participer, afin de recueillir et d’analyser des données, comme il est indiqué dans le plan de travail de l’évaluation (et le revoir au besoin), et veiller à ce que le groupe chargé de la gestion de l’évaluation soit informé et impliqué.
Étape 8 Guider la production de rapports de qualité
Les rapports d’évaluation doivent comprendre des renseignements pertinents et complets, structurés de façon à faciliter leur utilisation, mais doivent également être transparents en ce qui concerne les méthodes utilisées et les preuves obtenues afin d’étayer les conclusions et les recommandations.
Étape 9 Diffuser les rapports et appuyer l’utilisation de l’évaluation
Rendre accessibles les rapports d’évaluation et communiquer avec les principaux utilisateurs prévus pour qu’ils puissent accéder aux résultats. Archiver le rapport d’évaluation et les données (s’il y a lieu). Utiliser des stratégies efficaces pour appuyer l’utilisation des constatations.