Cibler les ressources disponibles pour l’évaluation et ce qui sera nécessaire

Il est important d’établir une estimation des ressources disponibles pour l’évaluation et de ce qui sera requis pour bien réaliser l’évaluation.

Les ressources nécessaires pour une évaluation sont les suivantes :

les données existantes;
les fonds pour engager un évaluateur ou une équipe d’évaluation externe ou pour rémunérer l’exécution de tâches précises qui doivent être entreprises ainsi que pour couvrir les frais liés aux ressources matérielles et au temps de déplacement;
l’expertise et la volonté de participer du personnel, des partenaires, des experts techniques et de la collectivité dans son ensemble, que ce soit dans le cadre de l’équipe d’évaluation et des processus de gouvernance de l’évaluation ou à titre d’informateurs clés et de sources de données.

Lorsque vous examinez les données qui sont déjà disponibles, portez attention à la qualité des données existantes et à leur format.

Également, clarifiez les compétences et la disponibilité des personnes qui devront participer à l’évaluation.

Il y a cinq principales façons d’établir une estimation du budget pour une évaluation externe :

Calculer un pourcentage du budget du programme ou du projet; parfois 5 % - 10 %. Il s’agit d’une règle empirique très rudimentaire. Les grands programmes nécessitant une évaluation simple pourraient avoir besoin d’un budget bien moindre, tandis que les petits programmes nécessitant des évaluations importantes, par exemple la mise à l’essai et la documentation détaillées d’une innovation, auront besoin d’un budget plus élevé. Il est également préférable d’affecter les ressources d’évaluation au sein des programmes là où elles seront les plus utiles.
Établir une estimation du nombre de jours nécessaires et le multiplier ensuite par le taux quotidien moyen d’un évaluateur externe. Cette méthode est utile seulement pour les évaluations simples, particulièrement celles qui ont recours à une petite équipe et à une méthodologie normalisée, qui nécessitent, par exemple, quelques jours consacrés à l’examen des documents, une brève visite sur le terrain pour les entrevues ainsi qu’une courte période pour la rédaction du rapport.
Utiliser le budget moyen pour les évaluations de type et de portée similaires. Cette méthode peut être un bon point de départ pour l’affectation du budget, à condition que les montants se soient avérés suffisants par le passé; autrement, les problèmes de sous-estimation persisteront.
Élaborer une ébauche de conception et en établir ensuite les coûts, y compris la collecte et l’analyse des données principales. Cette méthode peut être adoptée en tant que projet distinct avant l’octroi du contrat pour l’évaluation véritable.
Envisager les options suivantes si les données d’évaluation doivent être fournies de façon continue, par exemple pour une évaluation de développement : avances d’honoraires, financement par étapes; ou spéculer et ajouter une provision pour les imprévus. Vous trouverez de plus amples renseignements concernant ces options dans cet entretien avec Michael Quinn Patton (en Anglaise).

Prévoyez du temps pour la mobilisation des ressources (par exemple, pour les inclure dans un budget annuel ou de projet, ou pour chercher une personne ayant une expertise particulière). Si l’évaluation nécessite un plus grand nombre de ressources que celui disponible, il faudra trouver des ressources supplémentaires ou utiliser des stratégies pour diminuer les ressources requises, comme réduire la portée de l’évaluation.

Produits possibles

Estimation des coûts d’une évaluation (comportant idéalement les coûts indirects, directs, internes et externes)
Justification des dépenses liées à l’évaluation
Énoncé des ressources disponibles pour l’évaluation (y compris le budget)

Renseignements et ressources supplémentaires

Estimate evaluation resources needed – fournit d’autres directives et ressources.
Strategies for reducing the costs of an evaluation
Exemples de budgets d’évaluation
Exemples de justification d’une augmentation du budget d’évaluation
Exemples de ressources ciblées pour l’évaluation