Décider du moment de l’évaluation
Le suivi (le suivi de routine et la communication des renseignements prioritaires concernant une intervention) et l’évaluation (une étude discrète visant à porter un jugement évaluatif sur le mérite, la valeur ou l’importance d’une intervention) sont des activités distinctes, mais grandement interreliées. Habituellement, les constatations du suivi et de l’évaluation sont utilisées à différents moments, avec une régularité variable, pour divers besoins en ressources et à différentes fins. Le suivi et l’évaluation sont nécessaires pour une gestion de programme et une prise de décisions efficaces. Il est insuffisant d’effectuer un suivi sans aucune forme de réflexion évaluative et, étant donné la nature épisodique de la plupart des études d’évaluation (sauf quelques exceptions notables, telles que l’évaluation de développement), celles-ci sont, à elles seules, inadéquates pour appuyer la gestion adaptative d’une intervention en cours. Par conséquent, il est logique de planifier et de mettre en oeuvre des activités de suivi et d’évaluation qui s’appuient sur leurs forces respectives.
Vous devez décider, dans le cadre d’un plan qui intègre le suivi et l’évaluation, du moment où une évaluation doit commencer et prendre fin.
Une fois que la décision de procéder à une évaluation a été prise, le choix du moment est grandement déterminé par les décisions que l’évaluation a pour but d’éclairer et le moment où les constatations de l’évaluation seront requises à cette fin.
Plusieurs organisations parlent d’évaluations à mi-parcours et d’évaluations finales. Ces termes ne doivent pas être interprétés littéralement comme étant « à mi-parcours » ou « à la fin » de la période de mise en oeuvre de l’intervention.
Une évaluation à mi-parcours doit souvent être entreprise très tôt (bien avant la mi-parcours d’un projet), particulièrement en ce qui concerne les nouvelles interventions pour lesquelles il est important d’étudier la qualité de la mise en oeuvre et de veiller à celle-ci.
Une évaluation finale peut devoir être entreprise bien avant la fin si elle est conçue pour éclairer une décision à savoir s’il faut poursuivre ou non le financement ou intensifier une intervention. Elle peut également devoir être entreprise un certain temps après la fin d’une intervention pour effectuer un suivi des répercussions à plus long terme et de la durabilité des résultats atteints au cours de la mise en oeuvre.
Les gestionnaires doivent réfléchir à l’utilisation des constatations de l’évaluation et décider du moment qui est le plus approprié pour réaliser l’évaluation. Les évaluations à mi-parcours et les évaluations finales peuvent être utilement définies comme suit :
- évaluation à mi-parcours : principalement conçue pour orienter l’amélioration de la mise en oeuvre. Elle vise à accroître la probabilité d’atteindre les résultats prévus à la fin de l’intervention et à déterminer les leçons retenues concernant la mise en oeuvre afin d’orienter les interventions futures. Ces évaluations permettent de repérer (les signes précurseurs) les résultats imprévus, positifs et négatifs;
- évaluation finale : principalement axée sur les résultats du projet ou du programme et vise à déterminer comment et pourquoi ceux-ci ont été atteints (ou non) afin d’éclairer les décisions à savoir s’il faut poursuivre l’intervention, l’améliorer, l’intensifier ou la reproduire ailleurs. Elles peuvent également être utilisées pour déterminer les leçons retenues afin d’orienter la mise en oeuvre et d’améliorer les résultats des interventions futures.
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- La chronologie d’évaluation