Guider l’évaluateur ou l’équipe d’évaluation

L’évaluateur doit bien comprendre ce qui doit être évalué. Il doit obtenir autant de renseignements généraux que possible sur le projet ou le programme, les responsables de sa mise en oeuvre, les bénéficiaires prévus et son contexte précis.

L’une des responsabilités du gestionnaire de l’évaluation est de veiller à ce que l’évaluateur ait accès à tous les documents pertinents sur le projet ou le programme et aux sources de données disponibles (p. ex. les indicateurs de suivi du projet). Si les documents et les sources de données sont bien organisés, l’évaluateur peut commencer son travail plus rapidement plutôt que de consacrer du temps au repérage et à la compilation des ressources matérielles. Si ces ressources matérielles ne sont pas facilement accessibles, le gestionnaire de l’évaluation peut collaborer avec le gestionnaire du projet ou du programme pour simplifier le processus de documentation et mobiliser le personnel compétent pour rassembler les documents.

Le mandat ou la demande de propositions indique habituellement les exigences en matière de rapports (voir l’étape 3) pour l’évaluation, mais il est utile de les aborder plus en détail au cours de l’orientation de l’évaluateur afin de s’assurer qu’elles sont bien comprises.

Produits

Documentation sur le projet ou le programme : dossier préparatoire sur la documentation essentielle, bibliographie ou centre de documentation, y compris les copies papier et électronique