Décider si l’évaluation sera réalisée par une équipe externe, une équipe interne ou les deux

L’expertise, l’impartialité, les coûts et le temps constituent les points clés à prendre en compte pour décider qui réalisera l’évaluation.

Le tableau ci-dessous présente les avantages et les inconvénients particuliers pour la prise de décisions concernant l’embauche d’évaluateurs internes ou externes :

	Évaluateurs internes	Évaluateurs externes
Point de vue	Il se peut qu’ils connaissent mieux la collectivité, les enjeux et les contraintes, les sources de données et les ressources liés au projet ou au programme (c.-à-d. un point de vue interne).	Ils peuvent apporter une nouvelle perspective, des idées, une expérience plus vaste et des connaissances de pointe récentes (c.-à-d. un point de vue externe).
Connaissances et compétences	Ils connaissent le contenu et le contexte de la recherche pour le développement international.	Ils peuvent posséder des connaissances et des compétences qui font défaut aux évaluateurs internes, mais il peut être difficile de trouver des évaluateurs qui comprennent les particularités de la recherche pour le développement.
Adhésion et implication	Il se peut qu’ils soient davantage familiers avec le personnel du projet/programme et peuvent être perçus comme étant moins menaçants, et ainsi, l’adhésion et l’implication des employés dans l’évaluation pourraient être plus grandes.	Il se peut qu’ils soient perçus comme étant intrusifs ou menaçants pour le projet/programme (c.-à-d. perçu comme un adversaire) et, ainsi, il peut être plus difficile d’obtenir des informations pertinentes.
Ressources	Ils peuvent exiger beaucoup de temps de la part des employés, lequel est toujours restreint, particulièrement lorsque les employés ne se consacrent pas uniquement à l’évaluation.	Ils peuvent se révéler plus coûteux et nécessiter quand même un temps de gestion considérable de la part du personnel de l’organisation qui commande l’évaluation.
Crédibilité	Ils peuvent être perçus comme étant biaisés puisque ‘trop près’ de l’objet évalué ce qui peut avoir pour effet de réduire la crédibilité de l’évaluation et ainsi l’utilisation de ses conclusions.	Il se peut qu’ils proposent une vision du projet/programme considérée plus objective, à l’extérieur de la structure de pouvoir de l’organisation, donnant ainsi davantage de crédibilité aux conclusions de l’évaluation et augmentant le potentiel d’utilisation de celles-ci.
Ressources	Ils peuvent exiger beaucoup de temps de la part des employés, lequel est toujours restreint, particulièrement lorsque les employés ne se consacrent pas uniquement à l’évaluation.	Ils peuvent se révéler plus coûteux et nécessiter quand même un temps de gestion considérable de la part du personnel de l’organisation qui commande l’évaluation.
Suivi/Utilisation des constatations de l’évaluation	Davantage l’opportunité et l’autorité pour faire le suivi des recommandations de l’évaluation.	Les contrats prennent souvent fins avec la livraison du produit final, généralement le rapport final d’évaluation, ce qui a pour effet de limiter ou empêcher les suivis. En tant qu’équipe externe, n’a pas l’autorité d’exiger des suivis ou actions appropriés.

Il convient de recourir à un évaluateur ou à une équipe d’évaluation externe lorsque :

la portée ou la complexité de l’évaluation exige une expertise qui n’est pas disponible à l’interne;
un programme ou un projet est délicat sur le plan politique et que l’impartialité est une préoccupation importante;
les ressources en personnel interne sont peu nombreuses et que les délais sont particulièrement serrés (c.-à-d. qu’il y a peu de marge de manoeuvre en ce qui concerne le moment de l’évaluation).

Les évaluateurs externes peuvent être une personne, un institut de recherche ou une société d’experts-conseils.

La planification et l’exécution d’une évaluation sont, dans tous les cas, un effort d’équipe. Une décision importante qui doit être prise à ce stade est de savoir qui dirigera l’évaluation. Prenez en compte les options ci-dessous pour mettre sur pied l’équipe d’évaluation.

Évaluateurs externes : l’un d’eux est le chef d’équipe, appuyé par le personnel du programme.

Évaluateurs internes : l’un d’eux est le chef d’équipe, appuyé par le personnel du programme.

Un évaluateur interne, assumant le rôle de chef d’équipe, appuyé par d’autres évaluateurs internes et le personnel du programme, mais également par des évaluateurs externes.

Même si un évaluateur externe est embauché pour réaliser l’évaluation, le gestionnaire de programme et d’autres membres du personnel doivent participer au processus d’évaluation. Les membres du personnel ne sont pas seulement les utilisateurs principaux de l’évaluation, mais également les participants à la collecte de données (en fournissant l’accès aux dossiers, en informant l’évaluateur sur le projet ou le programme ou en étant interrogés en tant qu’informateurs clés) et à d’autres tâches liées à l’évaluation. Soyez réaliste en ce qui concerne le temps nécessaire pour cette participation afin que les horaires du personnel ne soient pas surchargés.

Même si l’embauche d’un évaluateur externe peut sembler coûteuse, elle peut, en fin de compte, s’avérer une solution moins onéreuse que celle où le personnel consacre beaucoup de temps à l’évaluation. Une analyse minutieuse des coûts liés au temps du personnel par rapport aux coûts d’un expert-conseil externe doit être effectuée avant de prendre une décision.

Pour les évaluations des partenariats (c.-à-d. cofinancées par plus d’une organisation), vérifiez si l’un des bailleurs de fonds a une exigence concernant l’utilisation d’un évaluateur « tiers » (c.-à-d. quelqu’un qui n’est aucunement associé à l’une des organisations concernées) [voir également l’étape 1].

Renseignements propres au CRDI:

Le CRDI utilise des évaluateurs internes (c’est-à-dire travaillant en interne) ou externes, ou un mélange des deux. Voir : Choix de l’évaluateur ou de l’équipe d’évaluation. Ligne directrice pour l’évaluation, février 2012.

Les examens externes visant le CRDI réalisés entre 2010 et 2015 comprenaient une auto-évaluation et un volet d’examen externe.